Logiciel de back office

Les logiciels de back-office font généralement référence aux plateformes et aux applications qui ne communiquent pas avec les clients, mais qui aident vos employés à gérer les fonctions principales telles que la comptabilité et le reporting financier, la gestion de projet, la facturation, les ressources humaines et les opérations de la chaîne logistique. L’objectif principal de votre logiciel de back-office est d’optimiser et d’automatiser les processus dans chacune de ces fonctions pour stimuler l’efficacité opérationnelle et la rentabilité de l’entreprise.

Idéalement, les applications qui composent les systèmes logiciels de back-office unifient et partagent les données entre les différents services (comptabilité, ventes, services, fabrication, etc.) qui génèrent les données. La solution de back-office facilite finalement le flux d’informations entre toutes les fonctions de l’entreprise afin que ses utilisateurs obtiennent des informations significatives pour effectuer leur travail plus intelligemment et plus rapidement.

La plupart des entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité, utilisent des logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP) pour répondre à leurs besoins en matière de logiciels de back-office. Les processus de back-office d’aujourd’hui devraient et doivent être sur le cloud. Avec les logiciels de back-office cloud, vos employés ont la possibilité de tirer instantanément parti des technologies cloud, sociales et orientées client avancées pour stimuler au mieux la croissance.

À qui s’adresse le logiciel de back office ?

Pour de nombreuses entreprises, votre application de back office (ERP) est l’application principale requise pour recueillir, facturer et signaler avec précision toutes les transactions financières. Votre solution de back-office collecte et gère les informations financières liées à votre entreprise (contrats clients, dépenses, budgets, comptes clients, comptes fournisseurs, paie, etc.) pour fournir des rapports de gestion et une visibilité totale sur les revenus, les coûts et la rentabilité.

Certaines solutions de back-office sont limitées à un seul processus/domaine fonctionnel (par ex. comptabilité ou RH) tandis que d’autres fonctionnent mieux pour les entreprises dans des secteurs verticaux spécifiques, par ex. la fabrication ou la santé. Les domaines fonctionnels inclus dans diverses solutions de back-office comprennent :

  • Gestion financière
  • Gestion des ressources humaines
  • Order & Inventory Management
  • Approvisionnement
  • Gestion des revenus
  • Gouvernance, risque et conformité (GRC)
  • Gestion de projet
  • Gestion de la gestion de la chaîne logistique
  • Analyse et reporting

Bien que les systèmes de back-office (ERP par exemple) existent depuis des décennies, de nombreux chefs d’entreprise ont reconnu la nécessité de disposer de solutions plus souples et centrées sur le client pour s’adapter aux modèles de revenus récurrents (par exemple XaaS, basés sur l’utilisation, abonnements) et contribuer à la satisfaction et à la fidélisation des clients. Alors que les anciens systèmes centrent tout sur le bien physique ou, pour les systèmes basés sur les RH, sur l’employé, il est devenu évident que ce modèle n’est pas idéal pour les organisations ayant une importante composante de services.

Les organisations centrées sur le client ont découvert que la connexion de toutes les fonctions et données du back-office (ERP) au front-office (CRM) pour produire une fiche client principale est la voie du succès. Une solution de back office moderne devrait accélérer, et non entraver, votre parcours vers une organisation plus centrée sur le client.

Le logiciel du service financier et de back-office

Les services financiers sont connus sous le nom de « back office », et ils ont traditionnellement été relégués au second plan en termes d’influence sur la croissance et la stratégie des entreprises. Les responsabilités des services financiers sont principalement administratives et comprennent généralement la comptabilité, la facturation et la conformité. Dans de nombreuses entreprises, elles représentent le « bureau du non », les contrôleurs de gestion d’argent prudents, qui ne prennent pas le temps d’explorer ou ont besoin de temps supplémentaire pour mettre en œuvre de nouvelles innovations en raison des processus et systèmes de back-office limités.

Mais tout cela évolue très rapidement. Armés des bonnes données et technologies, les services financiers d’aujourd’hui peuvent faire bien plus que gérer la conformité et le risque. Ils peuvent fournir des conseils stratégiques précieux aux ventes et au marketing, faire progresser de nouveaux modèles de tarification et rationaliser le parcours de la commande à l’encaissement. La clé est de repenser la solution de back-office et d’exiger davantage de votre personnel et de votre technologie.

Un back-office moderne donne aux services financiers une visibilité sur toutes les sources de revenus et aide à unifier tous les systèmes critiques de l’entreprise, y compris la gestion de la relation client (CRM), la Configuration prix devis (Configure Price Quote, CPQ) et les outils de gestion des revenus. Il permet aux services financiers de créer des prévisions et des analyses commerciales basées sur des données complètes à l’échelle de l’entreprise et de modéliser facilement des scénarios hypothétiques et de nouvelles stratégies de revenus et de tarification. Il automatise et accélère également le parcours de la commande à l’encaissement (O2C).

Avec un back-office moderne, les services financiers obtiennent un retour sur investissement (ROI) en accélérant le délai de commercialisation de nouveaux produits et services, en adoptant des modèles de tarification plus rentables et convaincants, et en rationalisant l’O2C. En fait, selon une analyse réalisée par MGI Research, la modernisation du processus O2C à elle seule permet généralement un retour sur investissement de 15 à 28 %.

Si vous êtes en mesure de moderniser votre back-office, vous pouvez responsabiliser votre service financier et améliorer les performances commerciales globales.

Votre solution de back-office actuelle vous freine-t-elle ?

Dans de nombreuses entreprises, le service financier ne dispose pas de l’automatisation avancée que d’autres parties de l’organisation considèrent comme acquise. Par exemple, sur 378 directeurs financiers interrogés par Grant Thornton LLC & CFO Research, moins de la moitié ont déclaré que leurs organisations avaient entièrement automatisé leurs principaux processus de gestion et de planification financières.

Votre solution de back office peut ne pas prendre en charge tous vos modèles de revenus.

Les services financiers s’appuient souvent sur Excel parce que leurs plateformes ERP sont dépourvues de fonctionnalités essentielles. Par exemple, un nombre croissant d’entreprises ont introduit des modèles de tarification hybrides par abonnement. Mais de nombreuses ERP populaires ne les prennent pas en charge, ou des solutions encombrantes et complémentaires leur sont nécessaires. Les responsables financiers des entreprises dont les ERP sont limitées se retrouvent souvent dans la position de dire non à une nouvelle stratégie de tarification potentiellement lucrative ou de s’engager à la gérer avec Excel.

Excel ne vous aidera pas à optimiser votre processus O2C.

Qu’y a-t-il de mal à s’appuyer trop lourdement sur Excel et d’autres outils similaires ? Par nature, les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour se synchroniser avec les données source en temps réel, de sorte que les données qu’elles contiennent sont le plus souvent obsolètes. De plus, l’actualisation de ces données nécessite généralement l’extraction et la normalisation manuelles de nombreux ensembles de données différents à partir de plusieurs sous-systèmes, un processus extrêmement chronophage. Par exemple, la création d’une simple prévision de chiffre d’affaires peut nécessiter des données de pipeline, de données de contrat, des commandes, de conditions de facturation et plus encore.

De plus, les feuilles de calcul ne sont pas collaboratives par essence et elles sont difficiles à partager. Lorsqu’une partie de votre processus de la commande à l’encaissement (Order-to-Cash, O2C) s’appuie sur des feuilles de calcul, il peut s’embourber et avoir du mal à avancer. En fait, selon une étude classique de Genpact, 7 à 12 % des revenus combinés en fonds de roulement sont bloqués quelque part dans les processus O2C inefficaces des principales organisations mondiales.

En outre, la phase finale du processus O2C - la comptabilisation des revenus - est en soi un processus complexe, rendu encore plus difficile par les nouvelles normes et réglementations comptables. L’élaboration de feuilles de calcul pour comptabiliser avec précision les revenus conformément aux lignes directrices de l’ASC 606 est, par exemple, un exercice extrêmement long pour les services financiers et peut nécessiter le recours à des experts tiers, l’augmentation des frais d’audit, voire l’embauche de personnel supplémentaire. La tenue à jour de ces feuilles de calcul, l’extraction de données et l’exécution de rapports peuvent occuper pleinement vos services financiers et les détourner de la planification stratégique.

Selon PwC, de nombreuses entreprises qui ont construit des feuilles de calcul complexes dans la hâte de se conformer à l’ASC 606 sont maintenant confrontées à des risques à long terme :

« L’urgence de respecter le délai d’adoption a nécessité une mise en œuvre opérationnelle moins qu’optimale pour certaines entreprises. Une approche de « force brute » - un amalgame de processus gérés par des personnes, des feuilles de calcul et des bases de données - a été nécessaire pour que certaines entreprises franchissent la ligne d’arrivée à temps. Si ces solutions à court terme peuvent toujours tenir la route, le risque supplémentaire qu’elles peuvent engendrer et les ressources considérables qu’elles requièrent généralement en font une solution qui n’est pas économiquement supportable à long terme. »

D’une manière générale, si votre solution de back-office repose sur la technologie existante et utilise des feuilles de calcul comme principal outil de reporting, d’analyse de données et de collaboration, vous aurez toujours des difficultés à résoudre les problèmes de conformité et de retard dans le processus O2C.

Une nouvelle vision pour un back office proactif, favorable à la croissance

Les modèles d’entreprise d’aujourd’hui, de plus en plus complexes, ont dépassé le système de back-office de la vieille école. Le modèle unique de comptabilisation des produits, à savoir un produit, un prix, une fois, est une stratégie moribonde. Au lieu de cela, les entreprises doivent offrir des options de tarification, de facturation et même de monétisation flexibles et personnalisées. Dans cet environnement ultra-concurrentiel, la capacité à lancer de nouveaux modèles parallèlement aux modèles traditionnels est la clé d’une croissance durable.

Si le marketing et les ventes peuvent proposer de nouveaux modèles de prix, de produits et de services, ils ne peuvent pas le faire seuls. Le service financier doit être capable d’analyser les nouvelles stratégies de tarification et de prédire leur réussite ou leur échec. Il doit également être en mesure d’évaluer la performance de vos offres existantes - et de définir où vous obtenez les marges les plus élevées - ainsi que la valeur à vie de chaque client.

Une solution moderne de back-office peut également jouer un rôle essentiel dans la réduction du délai de recouvrement des créances (RDC) et l’amélioration de la santé du bilan. En automatisant le flux des commandes, de la vente à l’exécution des commandes, en passant par la facturation et la comptabilisation des revenus, elle peut soutenir une trésorerie saine tout en permettant aux équipes de vente, de marketing, d’exécution des commandes/services et du service financier de collaborer plus efficacement. Plutôt que d’être le « bureau du non », un service financier moderne peut être un allié précieux pour la croissance de l’entreprise.

Exigences pour un système de back office moderne

Un système de back office moderne doit fournir une vue unifiée de votre entreprise. Cela signifie qu’il doit fonctionner à partir d’une source de données unique, structurée autour d’une fiche client principale, de manière à obtenir une vue complète de tous les projets liés à vos clients et de leurs obligations de performance à tous les stades, depuis la livraison initialement prévue dans le contrat jusqu’à la commande et la facturation et, enfin, la comptabilisation des revenus. Toute plateforme moderne de back-office devrait, au minimum, offrir les fonctionnalités suivantes :

Le cloud d’abord : Les applications cloud (ou SaaS) sont plus agiles et plus faciles à maintenir et à mettre à niveau. De plus, elles sont accessibles à tout utilisateur de votre organisation disposant des autorisations nécessaires et d’un navigateur web. Assurez-vous simplement que votre système est une application cloud qui s’exécute sur une plateforme cloud fiable et de bonne réputation.

Prise en charge de tous les flux de revenus : Un back-office moderne doit être capable de prendre en charge tout type de modèle de tarification, qu’il s’agisse de la rémunération à l’acte, de la rémunération au service ou de modèles d’abonnement hybrides. Il doit également agréger ces flux de revenus, afin que vous puissiez obtenir une image complète de vos bénéfices et marges, et que cela reste simple pour vos clients qui ont probablement plusieurs contrats avec votre organisation.

Un modèle de données unifié : Un back office moderne doit être alimenté par un modèle de données unique. Idéalement, il devrait prendre en charge au moins 80 % de vos processus d’entreprise dès le départ. Cette approche est très différente de la simple intégration de systèmes hétérogènes, qui est fragile et nécessite des entrepôts de données et un personnel informatique important pour maintenir les choses en fonctionnement.

Prévisions avancées, y compris l’analyse prédictive : Outre un modèle de données unifié, un back-office moderne doit disposer des outils nécessaires pour rendre ces données exploitables et vous aider à évaluer ce qui s’est déjà produit pour mieux prévoir ce qui se produira à l’avenir. Il s’agit notamment de méthodes de prévision avancées - telles que les modèles prédictifs de séries chronologiques et l’apprentissage automatique - qui peuvent vous donner une vision extrêmement précise des flux de trésorerie futurs.

Automatisation de la conformité : Assurer la conformité avec les normes comptables telles que l’ASC 606 peut prendre énormément de temps lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul ou des systèmes comptables anciens. Une plateforme moderne de back-office devrait permettre d’automatiser un grand nombre de processus et de tâches manuelles nécessaires pour se conformer aux normes complexes de reporting financier et de comptabilisation des revenus.

Comment une solution de back-office moderne s’auto-finance

Un back-office moderne contribue à transformer le service financier d’un centre de coûts en un centre de valeur. Grâce aux données disponibles sur une plateforme moderne et unifiée, le service financier peut fournir des informations précieuses sur les modèles de tarification, les performances des produits et des services et le comportement des clients, ce qui peut augmenter la taille des transactions, les marges et les taux de renouvellement. Grâce à l’automatisation des flux de travail, un back-office moderne permet aux services financiers d’améliorer considérablement leur efficacité et de réduire l’O2C et les délais de recouvrement des créances (RDC).

Une fois que vous avez modernisé votre back office, des résultats mesurables arrivent rapidement. Voici quelques exemples d’entreprises qui ont abandonné les anciennes plateformes et les feuilles de calcul :

Seagate : Bien que le groupe de services de récupération informatique de Seagate aide à trouver et à restaurer les données des clients, l’entreprise n’était pas en mesure de rendre compte des performances en temps réel de ses activités. Leur ancien système financier ne s’intégrait pas facilement à leur Salesforce CRM et n’offrait aucune visibilité sur les factures, les paiements et l’ensemble du service client. En passant aux applications FinancialForce conçues pour la plateforme Salesforce, Seagate a réduit son O2C de 42 à 14 jours, et la période de fermeture de 11 à 5 jours.

Motus : Motus est un leader dans le domaine des logiciels de gestion du personnel mobile. En tant que start-up, ils s’appuyaient sur QuickBooks pour les fonctions de back-office critiques. À mesure qu’ils grandissaient, QuickBooks ne pouvait pas suivre la cadence. Ils ont complété QuickBooks par des feuilles de calcul et, au fil du temps, il est devenu de plus en plus pénible et chronophage de générer des rapports précis. Après avoir remplacé QuickBooks et les feuilles de calcul par l’automatisation de FinancialForce, le rapprochement de fin de mois est devenu 99 % plus rapide et la clôture mensuelle est passée de plusieurs semaines à quelques jours.

10Fold : Cette entreprise de services à la clientèle en pleine croissance et au rythme effréné fonctionne sur un modèle à honoraires fixes et des marges serrées - des données riches et pertinentes sont critiques et déterminent le succès. Comme la plupart des entreprises émergentes, elle a commencé à gérer ses finances à l’aide de feuilles de calcul et d’applications spécialisées. Au fur et à mesure de leur croissance, elle a constaté que le fait de ne pas disposer d’un système unique et intégré pour les finances et les projets des clients ralentissait les flux de trésorerie. Avec FinancialForce, 10Fold a réduit ses RDC de 60 à 15 jours en deux mois seulement.

Prochaines étapes pour votre back office

L’élimination des goulets d’étranglement du back-office - et la transition vers un back-office moderne - est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour votre entreprise. Cela permet aux services financiers d’aller au-delà de la conformité et du contrôle et de débloquer de nouveaux modèles de revenus. Cela permet également de réaliser des gains d’efficacité opérationnelle qui peuvent réduire les processus O2C et RDC. Dans l’ensemble, votre back office moderne offre un retour sur investissement élevé qui peut améliorer votre résultat en quelques mois seulement.

Pour faire le premier pas vers la modernisation de votre back-office, examinez l’O2C de votre entreprise, demandez-vous si vous pouvez faire mieux, et commencez à documenter vos exigences pour l’obtention d’un back-office axé sur la croissance.

Transformez votre back-office avec la plateforme Salesforce

La plupart des entreprises connaissent Salesforce CRM, et beaucoup d’entre elles l’utilisent. En revanche, vous ne connaissez peut-être pas aussi bien la plateforme Salesforce. La plateforme Salesforce fournit un modèle de données unifié qui agit comme « source unique de vérité » pour l’ensemble de votre organisation. Elle peut alimenter la CRM ainsi que des fonctionnalités de back-office entièrement intégrées.

Les applications FinancialForce, qui comprennent la finance, la facturation et la comptabilisation des revenus, sont conçues pour fonctionner sur la plateforme Salesforce. Parce qu’elles sont conçues autour d’une fiche client principale, vous obtenez une image complète des points de contact avec les clients pour l’ensemble de votre entreprise. Parce qu’elles s’intègrent à la CRM et à d’autres applications, vous pouvez automatiser les flux de travail complexes et les rapports de conformité - et accélérer l’O2C.

En quoi la solution de back-office fournie par FinancialForce ERP est-elle différente ?

Elle connecte votre front et back office Pour développer une activité qui favorise la fidélisation des clients, vous devez être en mesure de gérer l’ensemble du cycle de vie des clients sur un seul système. Pour ce faire, vous pouvez connecter vos fonctions de back-office (ERP) - à savoir les finances, la facturation, la fourniture de produits et de prestation de services - à votre front-office (CRM), afin de créer une vue d’ensemble de vos clients.

Avec FinancialForce ERP, toutes les personnes qui utilisent la solution de back-office (ventes, finances, prestation de services, assistance et autres) ont accès en temps réel à toutes les informations clients qui comptent le plus. Au lieu d’attendre des jours, voire des semaines, pour que les équipes soient synchronisées, tout le monde, des vendeurs aux comptables, peut faire son travail en ayant la même vue sur les données critiques des clients.

Soutient les nouveaux modèles de services et d’abonnements

Les clients d’aujourd’hui attendent de vos modèles économiques qu’ils répondent à leurs besoins à tout moment. Optimisé pour les entreprises axées sur les services, un système ERP moderne est suffisamment souple pour vous aider à adapter plus rapidement vos offres afin de prendre en charge les contrats par abonnement, les contrats complexes ou un mélange de modèles économiques.

Harmonisez l’ensemble de vos activités

N’attendez pas la clôture mensuelle ou le bilan trimestriel pour prendre des décisions qui changeront la donne pour votre entreprise. Renforcez la prévisibilité de vos activités à l’échelle de l’entreprise. Une ERP moderne permet aux utilisateurs de prendre des décisions plus intelligentes en fonction de l’impact et de la rentabilité futurs, en alignant les actions au niveau des individus et des équipes sur les objectifs globaux de l’entreprise. Au lieu de de deviner, sachez en temps réel quand tirer parti des mises à niveau ou ventes croisées de produits, ou quels clients ont besoin d’une approche proactive pour éviter qu’ils ne changent d’avis.

En donnant à vos employés de front et back office une vision plus unifiée et continue du cycle de vie du client, votre entreprise peut être plus transparente, plus axée sur les données et son évolution peut être plus facile à prévoir.

FinancialForce est la principale solution ERP cloud sur la plateforme Salesforce. Les logiciels de gestion FinancialForce ERP répondent aux besoins de back-office axés sur le client. Nous vous assurons que nos logiciels d’ERP et de back-office vous donneront accès à de meilleures informations sur la capacité, le carnet de commandes et la disponibilité des compétences. Avec FinancialForce, vous êtes capable de :

  • Éliminer les cloisonnements entre services causés par des systèmes différents
  • Vous organiser autour de vos clients, projets, affaires ou opportunités.
  • Mettre tout le monde sur la même longueur d’onde dans le back-office avec un accès instantané aux mêmes données.

Pour un logiciel plus précis, plus visible et instantanément accessible, choisissez FinancialForce ERP.

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FinancialForce ERP est une solution de planification des ressources de l’entreprise de bout en bout, centrée sur le client, conçue sur la plateforme Salesforce. En restant concentrés sur le client, FinancialForce aide les entreprises à accélérer leur croissance, à fournir une valeur maximale et à augmenter leur efficacité.