Backoffice-Software zur Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse

Back-Office-Software bezieht sich im Allgemeinen auf die Plattformen und Anwendungen, die keine Schnittstelle zum Kunden haben, sondern Ihren Mitarbeitern bei der Verwaltung von Kernfunktionen wie Buchhaltung und Finanzberichterstattung, Projektmanagement, Rechnungsstellung, Personalwesen und Lieferkettenoperationen helfen. Das Hauptziel Ihrer Back-Office-Software besteht darin, die Prozesse in jeder dieser Funktionen zu optimieren und zu automatisieren, um die betriebliche Effizienz und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.

Im Idealfall vereinheitlichen die Anwendungen, aus denen die Back-Office-Softwaresysteme bestehen, die Daten und tauschen sie mit den verschiedenen Abteilungen (Buchhaltung, Vertrieb, Dienstleistungen, Fertigung usw.) aus, die die Daten erzeugen. Die Back-Office-Lösung erleichtert letztendlich den Informationsfluss zwischen allen Geschäftsfunktionen, so dass die Benutzer aussagekräftige Einblicke erhalten, um ihre Aufgaben intelligenter und schneller zu erledigen.

Die meisten Unternehmen jeder Größe und in jeder Branche verwenden ERP-Software (Enterprise Resource Planning), um ihren Bedarf an Back-Office-Software zu decken. Die Back-Office-Prozesse von heute sollten und müssen in der Cloud stattfinden. Mit Cloud-Back-Office-Software haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, fortschrittliche Cloud-, soziale und kundenseitige Technologien sofort zu nutzen, um das Wachstum bestmöglich zu fördern.

Für wen ist Back-Office-Software gedacht?

Für viele Unternehmen ist Ihre Back-Office-Anwendung (ERP) die wichtigste Anwendung, die für die genaue Erfassung, Abrechnung und Meldung aller finanziellen Transaktionen erforderlich ist. Ihre Back-Office-Lösung sammelt und verwaltet die Finanzdaten Ihres Unternehmens (Kundenverträge, Ausgaben, Budgets, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnungen usw.), um Managementberichte und Einblicke in den Gesamtumsatz, die Kosten und die Profitabilität zu ermöglichen.

Einige Back-Office-Lösungen sind auf einen einzigen Prozess/Funktionsbereich beschränkt (z. B. Buchhaltung oder Personalwesen), während andere am besten für Unternehmen in bestimmten Branchen geeignet sind (z. B. Fertigung oder Gesundheitswesen). Zu den Funktionsbereichen, die in verschiedenen Back-Office-Lösungen enthalten sind, gehören:

  • Finanzmanagement
  • Management der Humanressourcen
  • Order & Inventory Management
  • Procurement
  • Revenue Management
  • Governance, Risiko und Compliance (GRC)
  • Projektmanagement
  • Supply Chain Management
  • Analytik & Berichterstattung

Obwohl es Back-Office-Systeme – z. B. ERP -– schon seit Jahrzehnten gibt, haben viele Unternehmensleiter den Bedarf an flexibleren und kundenorientierten Lösungen erkannt, die wiederkehrende Umsatzmodelle (z. B. XaaS, nutzungsbasiert, Abonnements) unterstützen und die Kundenzufriedenheit und -bindung fördern. Während sich bei Altsystemen alles um das physische Gut oder, bei HR-basierten Systemen, um den Mitarbeiter dreht, ist klar geworden, dass dieses Modell für Unternehmen mit einer großen Dienstleistungskomponente nicht ideal ist.

Kundenorientierte Unternehmen haben festgestellt, dass die Verbindung aller Back-Office-Funktionen und -Daten (ERP) mit dem Front-Office (CRM) zur Erstellung eines einzigen Kundenstammsatzes der bewährte Weg zum Erfolg ist. Eine moderne Back-Office-Lösung sollte Ihren Weg zu einem kundenorientierten Unternehmen beschleunigen und nicht behindern.

Die Finanzabteilung und Back-Office-Software

Die Finanzabteilungen werden als Back-Office bezeichnet und haben traditionell einen geringen Einfluss auf das Wachstum und die Strategie eines Unternehmens. Die Aufgaben der Finanz-Teams sind in erster Linie administrativer Natur und umfassen in der Regel Buchhaltung, Rechnungsstellung und Compliance. In vielen Unternehmen stellen sie ein „Büro des Neins“ dar, die vorsichtigen Geldkontrolleure, die sich nicht die Zeit nehmen, neue Innovationen zu erforschen oder die aufgrund begrenzter Back-Office-Prozesse und -Systeme zusätzliche Zeit für die Umsetzung neuer Innovationen benötigen.

Aber das ändert sich schnell. Mit den richtigen Daten und Technologien ausgestattet, können Finanz-Teams heute viel mehr tun, als nur die Einhaltung von Vorschriften und Risiken zu verwalten. Sie können dem Vertrieb und dem Marketing wertvolle strategische Hinweise geben, neue Preismodelle vorantreiben und den Weg von der Bestellung bis zum Bargeld optimieren. Der Schlüssel liegt darin, die Back-Office-Lösung zu überdenken und mehr von Ihren Mitarbeitern und Ihrer Technologie zu verlangen.

Ein modernes Back-Office verschafft den Finanz-Teams Einblick in alle Umsatzströme und hilft bei der Vereinheitlichung aller geschäftskritischen Systeme, einschließlich Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Configure-Price-Quote (CPQ) und Revenue Management Tools. Sie ermöglicht Finanz-Teams, Prognosen und Geschäftsanalysen auf der Grundlage vollständiger, unternehmensweiter Daten zu erstellen und Was-wäre-wenn-Szenarien sowie neue Umsatz- und Preisstrategien einfach zu modellieren. Sie automatisiert und beschleunigt auch Order-to-Cash (O2C).

Mit einem modernen Back-Office erzielen Finanz-Teams einen Return on Investment (ROI), indem sie die Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen beschleunigen, profitablere und überzeugendere Preismodelle einführen und den O2C-Bereich optimieren. Laut einer Analyse von MGI Research bringt allein die Modernisierung des O2C-Prozesses in der Regel einen ROI von 15-28 Prozent.

Wenn Sie in der Lage sind, Ihr Back-Office zu modernisieren, können Sie Ihr Finanz-Team stärken und die Gesamtleistung Ihres Unternehmens verbessern.

Hält Sie Ihre aktuelle Back-Office-Lösung zurück?

In vielen Unternehmen mangelt es der Finanzabteilung an fortschrittlicher Automatisierung, die für andere Teile des Unternehmens selbstverständlich ist. Von 378 CFOs, die von Grant Thornton LLC & CFO Research befragt wurden, gaben beispielsweise weniger als die Hälfte an, dass ihre Unternehmen ihre zentralen Finanzmanagement- und Planungsprozesse vollständig automatisiert haben.

Ihre Back-Office-Lösung unterstützt möglicherweise nicht alle Ihre Umsatzmodelle.

Finanz-Teams verlassen sich oft auf Excel, da ihren ERP-Plattformen wichtige Funktionen fehlen. Zum Beispiel hat eine wachsende Anzahl von Unternehmen abonnement-basierte und hybride Preismodelle eingeführt. Aber viele gängige ERP-Systeme unterstützen sie nicht oder sie erfordern klobige Zusatzlösungen. Finanzverantwortliche in Unternehmen mit begrenzten ERP-Systemen befinden sich oft in der Lage, entweder eine neue und potenziell lukrative Preisstrategie abzulehnen oder sich zu verpflichten, sie mit Excel zu verwalten.

Excel hilft Ihnen nicht, den O2C zu optimieren.

Was ist falsch daran, sich zu stark auf Excel und ähnliche Tools zu verlassen? Tabellenkalkulationen sind nicht darauf ausgelegt, in Echtzeit mit den Quelldaten synchronisiert zu werden, so dass die darin enthaltenen Daten meist veraltet sind. Darüber hinaus erfordert die Aktualisierung dieser Daten in der Regel die manuelle Extraktion und Normalisierung vieler verschiedener Datensätze aus mehreren Subsystemen – ein extrem zeitaufwändiger Prozess. Für die Erstellung einer einfachen Umsatzprognose benötigen Sie beispielsweise Pipeline-Daten, Vertragsdaten, Kundenaufträge, Abrechnungsbedingungen und mehr.

Außerdem sind Tabellenkalkulationen nicht für die Zusammenarbeit konzipiert und lassen sich nur schwer gemeinsam nutzen. Wenn sich ein Teil Ihres O2C-Prozesses auf Tabellenkalkulationen stützt, kann er ins Stocken geraten. Laut einer klassischen Genpact-Studie stecken 7-12 Prozent des Gesamtumsatzes in Form von Betriebskapital irgendwo in ineffizienten O2C-Prozessen bei globalen Spitzenunternehmen fest.

Darüber hinaus ist die letzte Phase von O2C – die Umsatzabgrenzung – selbst ein komplexer Prozess, der durch neue Buchführungsgrundsätze und Vorschriften noch schwieriger geworden ist. Die Erstellung von Tabellenkalkulationen zur genauen Erfassung von Umsatz gemäß den ASC 606-Leitlinien ist beispielsweise eine extrem zeitaufwändige Aufgabe für die Finanz-Teams und kann die Beauftragung von Experten von Drittanbietern, höhere Prüfungsgebühren oder sogar die Einstellung von mehr Personal erfordern. Die Pflege dieser Tabellen, das Bereinigen von Daten und die Erstellung von Berichten kann Ihr Finanz-Team völlig in Anspruch nehmen und es von der strategischen Planung ablenken.

Laut PwC sehen sich viele Unternehmen, die in der Eile, ASC 606 zu erfüllen, komplexe Tabellenkalkulationen erstellt haben, nun mit langfristigen Risiken konfrontiert:

„Der Druck, die Frist für die Einführung einzuhalten, könnte bei einigen Unternehmen zu einer nicht optimalen operativen Umsetzung geführt haben. Brachiale Gewalt – eine Mischung aus von Menschen verwalteten Prozessen, Tabellenkalkulationen und Datenbanken – war notwendig, um einige Unternehmen rechtzeitig über die Ziellinie zu bringen. Diese kurzfristigen Lösungen mögen zwar noch funktionieren, aber das zusätzliche Risiko, das sie mit sich bringen können, und die umfangreichen Ressourcen, die sie in der Regel erfordern, machen sie zu einer nicht genießbaren langfristigen Lösung.“

Wenn sich Ihre Back-Office-Lösung auf ältere Technologien stützt und Tabellenkalkulationen als primäres Werkzeug für die Berichterstattung, Datenanalyse und Zusammenarbeit verwendet, werden Sie immer mit Compliance-Problemen und einem Rückstand bei O2C zu kämpfen haben.

Eine neue Vision für ein proaktives, wachstumsfreundliches Back-Office

Die zunehmend komplexen Geschäftsmodelle von heute haben das Back-Office-System der alten Schule überholt. Das Einzelumsatzmodell – ein Produkt, ein Preis, eine Zeit – ist eine aussterbende Strategie. Stattdessen müssen Unternehmen flexible und personalisierte Preis-, Abrechnungs- und sogar Monetarisierungsoptionen anbieten. In diesem äußerst wettbewerbsintensiven Umfeld ist die Fähigkeit, neue Modelle neben den traditionellen einzuführen, der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum.

Marketing und Vertrieb können zwar neue Preis-, Produkt- und Servicemodelle vorschlagen, aber sie können es nicht allein tun. Das Finanz-Team muss in der Lage sein, neue Preisstrategien zu analysieren und deren Erfolg oder Misserfolg vorherzusagen. Sie müssen auch in der Lage sein, die Leistung Ihrer bestehenden Angebote – und wo Sie die höchsten Gewinnspannen erzielen – sowie den Lifetime Value jedes Kunden zu bewerten.

Eine moderne Back-Office-Lösung kann auch eine entscheidende Rolle bei der Verringerung der Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding, DSO) und der Verbesserung der Bilanz spielen. Durch die Automatisierung des Auftragsflusses vom Verkauf über die Auftragsabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und Umsatzabgrenzung kann ein gesunder Cashflow unterstützt werden, während die Teams aus Vertrieb, Marketing, Auftrags- und Serviceabwicklung sowie Finanzen effektiver zusammenarbeiten können. Anstatt das „Nein-Büro“ zu sein, kann ein modernes Finanz-Team ein wertvoller Verbündeter für das Wachstum des Unternehmens sein.

Anforderungen an ein modernes Back-Office-System

Ein modernes Back-Office-System muss einen einheitlichen Überblick über Ihr Unternehmen bieten. Das bedeutet, dass es von einer einzigen Datenquelle ausgehen muss, die um einen Kundenstammsatz herum strukturiert ist. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Projekte und Leistungspflichten Ihrer Kunden in allen Phasen, von den ursprünglich vertraglich vereinbarten Lieferungen über die Bestellung und Rechnungsstellung bis hin zur Umsatzabgrenzung. Jede moderne Back-Office-Plattform sollte zumindest diese Funktionen bieten:

Cloud zuerst: Cloud- (oder SaaS-) Anwendungen sind flexibler und einfacher zu warten und zu aktualisieren. Außerdem kann jeder Benutzer in Ihrem Unternehmen mit den richtigen Berechtigungen und einem Webbrowser auf sie zugreifen. Stellen Sie nur sicher, dass Ihr System eine Cloud-first-Anwendung ist, die auf einer seriösen, zuverlässigen Cloud-Plattform läuft.

Unterstützung für alleUmsatzquellen: Ein modernes Back-Office sollte in der Lage sein, jede Art von Preismodell zu unterstützen, von der Gebühr für ein Produkt über die Gebühr für einen Service bis hin zu hybriden Abonnementmodellen. Außerdem sollte es diese Umsatzquellen zusammenfassen, damit Sie sich ein vollständiges Bild Ihrer Einnahmen und Gewinnspannen machen können, und es für Ihre Kunden, die wahrscheinlich mehrere Verträge mit Ihrer Organisation haben, einfach halten.

Ein einheitliches Datenmodell: Ein modernes Back-Office sollte auf einem einzigen Datenmodell basieren. Idealerweise sollte es mindestens 80 Prozent Ihrer Geschäftsprozesse sofort unterstützen. Dieser Ansatz unterscheidet sich deutlich von der einfachen Integration heterogener Systeme, die spröde ist und Data Warehouses und ein großes IT-Personal erfordert, um die Dinge am Laufen zu halten.

Erweitertes Forecasting, einschließlich Predictive Analytics: Zusätzlich zu einem einheitlichen Datenmodell sollte ein modernes Back-Office über die Tools verfügen, die Sie benötigen, um diese Daten verwertbar zu machen und Ihnen dabei zu helfen, zu bewerten, was bereits geschehen ist, um besser vorhersagen zu können, was in Zukunft geschehen wird. Dazu gehören fortschrittliche Forecasting-Methoden, wie z.B. prädiktive Zeitreihenmodelle und maschinelles Lernen, die Ihnen einen äußerst präzisen Blick auf künftige Cashflows ermöglichen können.

Compliance-Automatisierung: Die Compliance mit Buchführungsgrundsätzen wie ASC 606 kann extrem zeitaufwändig sein, wenn Sie mit Tabellenkalkulationen oder älteren Buchhaltungssystemen arbeiten. Eine moderne Back-Office-Plattform sollte dazu beitragen, viele der Prozesse und manuellen Aufgaben zu automatisieren, die zur Einhaltung der komplexen Standards für die Finanzberichterstattung und die Abgrenzungsregeln erforderlich sind.

Wie sich eine moderne Back-Office-Lösung bezahlt macht

Ein modernes Back-Office trägt entscheidend dazu bei, das Finanzwesen von einer Kostenstelle in ein Wertzentrum zu verwandeln. Mit den Daten, die in einer modernen, einheitlichen Plattform zur Verfügung stehen, kann das Finanzwesen wertvolle Einblicke in Preismodelle, Produkt- und Serviceleistungen und das Kundenverhalten liefern, die den Umfang der Geschäfte, die Gewinnspannen und die Verlängerungsraten erhöhen können. Mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht ein modernes Back-Office den Finanzabteilungen eine drastische Verbesserung der Effizienz und eine Reduzierung von O2C und DSO.

Sobald Sie Ihr Back-Office modernisiert haben, stellen sich schnell messbare Ergebnisse ein. Einige Beispiele von Unternehmen, die von alten Plattformen und Tabellenkalkulationen umgestellt wurden, sind:

Seagate: Obwohl die IT-Recovery-Services von Seagate dabei helfen, Kundendaten zu finden und wiederherzustellen, war das Unternehmen nicht in der Lage, über die Echtzeit-Performance seines Geschäfts zu berichten. Ihr altes Finanzsystem ließ sich nicht problemlos in ihr Salesforce CRM integrieren und bot keinen Einblick in Rechnungen, Zahlungen und den gesamten Kundenservice. Durch den Wechsel zu FinancialForce-Anwendungen, die für die Salesforce-Plattform entwickelt wurden, konnte Seagate den O2C-Zeitraum von 42 auf 14 Tage und den Abschlusszeitraum von 11 auf 5 Tage reduzieren.

Motus: Motus ist ein führendes Unternehmen im Bereich mobile Workforce-Management-Software. Als Startup verließen sie sich bei wichtigen Back-Office-Funktionen auf QuickBooks. Als sie wuchsen, konnte QuickBooks nicht mithalten. Sie ergänzten QuickBooks mit Tabellenkalkulationen und im Laufe der Zeit wurde es immer mühsamer und zeitaufwändiger, genaue Berichte zu erstellen. Nachdem wir QuickBooks und Tabellenkalkulationen durch die Automatisierung von FinancialForce ersetzt hatten, wurde der Monatsabschluss um 99 Prozent beschleunigt und der Monatsabschluss von Wochen auf Tage verkürzt.

10Fold: Dieses schnelllebige, wachsende Unternehmen für Kundendienste arbeitet mit einem Festgebührenmodell und geringen Gewinnspannen, wobei umfangreiche und aktuelle Daten den Erfolg bestimmen. Wie die meisten aufstrebenden Unternehmen haben sie ihre Finanzen zunächst mit Tabellenkalkulationen und speziellen Anwendungen verwaltet. Als das Unternehmen wuchs, stellte es fest, dass das Fehlen eines einzigen, integrierten Systems für Finanzen und Kundenprojekte den Cashflow verlangsamte. Mit FinancialForce konnte 10Fold seine DSOs in nur zwei Monaten von 60 auf 15 Tage senken.

Nächste Schritte für Ihr Back-Office

Die Beseitigung von Engpässen im Backoffice – und die Umstellung auf ein modernes Backoffice – ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie für Ihr Unternehmen tun können. Es ermöglicht dem Finanzwesen, über die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle hinauszugehen und neue Umsatzmodelle zu erschließen. Es bietet auch betriebliche Effizienz, die O2C und DSO reduzieren kann. Insgesamt liefert Ihr modernes Back-Office einen hohen ROI, der Ihr Endergebnis in nur wenigen Monaten verbessern kann.

Um den ersten Schritt zur Modernisierung Ihres Back Office zu machen, sollten Sie sich das O2C Ihres Unternehmens ansehen, sich fragen, ob Sie es besser machen können, und damit beginnen, Ihre Anforderungen an ein wachstumsorientiertes Back Office zu dokumentieren.

Transformieren Sie Ihr Back-Office mit der Salesforce-Plattform

Die meisten Unternehmen sind mit Salesforce CRM vertraut – und viele von ihnen verwenden es. Sie sind jedoch möglicherweise nicht so vertraut mit der Salesforce-Plattform. Die Salesforce-Plattform bietet ein einheitliches Datenmodell, das als „Single Source of Truth“ für Ihr gesamtes Unternehmen fungiert. Die Lösung kann CRM sowie vollständig integrierte Back-Office-Funktionen unterstützen.

FinancialForce-Anwendungen, einschließlich Finanzen, Abrechnung und Umsatzabgrenzung, werden auf der Salesforce-Plattform ausgeführt. Da sie auf einem Kundenstammsatz basieren, erhalten Sie ein vollständiges Bild der Kundenkontaktpunkte für Ihr gesamtes Unternehmen. Da sie in CRM und andere Anwendungen integriert sind, können Sie komplexe Workflows und Compliance-Berichte automatisieren und den O2C beschleunigen.

Was ist anders an der Back-Office-Lösung von FinancialForce ERP?

Verbindet Ihr Front- und Back-Office
Um ein Unternehmen aufzubauen, das die Kundenbindung unterstützt, müssen Sie in der Lage sein, den gesamten Kundenlebenszyklus in einem einzigen System zu verwalten. Dies ist möglich, indem Sie Ihre Back-Office-Funktionen (ERP), d. h. Finanzen, Rechnungsstellung sowie Produkt- und Dienstleistungserbringung, mit Ihrem Front-Office (CRM) verbinden, so dass Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Kunden erhalten.

Mit FinancialForce ERP erhält jeder, der die Back-Office-Lösung nutzt – Vertrieb, Finanzen, Dienstleistungserbringung, Support und mehr – Echtzeitzugriff auf alle Kundeninformationen, die am wichtigsten sind. Anstatt Tage oder gar Wochen zu warten, bis die Teams synchronisiert sind, können alle, vom Verkäufer bis zum Buchhalter, ihre Arbeit mit der gleichen Sicht auf wichtige Kundendaten erledigen.

Unterstützt neue Services und Abonnementmodelle

Die Kunden von heute erwarten, dass Ihre Geschäftsmodelle jederzeit ihre Bedürfnisse erfüllen. Ein modernes ERP-System, das für dienstleistungsorientierte Unternehmen optimiert ist, ist flexibel genug, um Ihnen zu helfen, Ihr Angebot schneller anzupassen, um abonnement-basierte Verträge, komplexe Verträge oder eine Mischung von Geschäftsmodellen zu unterstützen.

Vollständige Geschäftstransparenz

Warten Sie nicht auf den Monatsabschluss oder den Quartalsbericht, um Entscheidungen zu treffen, die für Ihr Unternehmen entscheidend sind. Bauen Sie unternehmensweit Vorhersehbarkeit in Ihr Unternehmen ein. Ein modernes ERP ermöglicht es den Anwendern, intelligentere Entscheidungen auf der Grundlage zukünftiger Auswirkungen und der Rentabilität zu treffen und die Maßnahmen auf Einzel- und Teamebene auf die allgemeinen Geschäftsziele abzustimmen. Anstatt zu raten, wissen Sie in Echtzeit, wann Sie von Produkt-Upgrades oder Cross-Sells profitieren können oder welche Kunden proaktiv angesprochen werden müssen, um sie von der Abwanderung abzuhalten.

Indem Sie Ihren Mitarbeitern im Front- und Back-Office eine einheitlichere, durchgängige Sicht auf den gesamten Kundenlebenszyklus ermöglichen, wird Ihr Unternehmen transparenter, datengesteuert und leichter prognostizierbar.

FinancialForce ist die führende Cloud-ERP-Lösung auf der Salesforce-Plattform. Die ERP-Management-Software FinancialForce unterstützt die Back-Office-Bedürfnisse der Kunden. Wir versichern Ihnen, dass unsere ERP- und Back-Office-Software Ihnen bessere Einblicke in die Kapazität, den Auftragsbestand und die Verfügbarkeit von Fachkräften verschafft. Mit FinancialForce sind Sie in der Lage Folgendes zu tun:

  • Aufschlüsselung von Abteilungssilos, die durch verschiedene Systeme verursacht werden
  • Organisieren Sie Ihre Kunden, Projekte, Fälle oder Chancen
  • Sorgen Sie dafür, dass alle im Back-Office mit sofortigem Zugriff auf dieselben Daten auf dem gleichen Stand sind

Wenn Sie eine klare, übersichtliche und sofort zugängliche Software wünschen, wählen Sie FinancialForce ERP.

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ERP CRM-Software

FinancialForce ERP ist eine kundenorientierte, end-to-end Enterprise Resource Planning-Lösung, die auf der Salesforce-Plattform basiert. FinancialForce stellt den Kunden in den Mittelpunkt und hilft Unternehmen dabei, ihr Wachstum zu beschleunigen, einen maximalen Wert zu schaffen und ihre Effizienz zu steigern.